งานเดินอยู่ทุกวัน แต่คุณรู้ไหมว่าโครงการไหนกำไรจริง
เชื่อมใบสั่งขาย สต็อก การเติมสินค้า ใบขอราคา และใบสั่งซื้อไว้ในระบบเดียว ให้ฝ่ายขายตอบลูกค้าได้จากข้อมูลจริง ขณะที่คลังและจัดซื้อเห็นงานถัดไปโดยไม่ต้องรอส่งไฟล์กัน
SALES ORDER → STOCK → RFQ → RECEIPT → DELIVERYเชื่อม Sales Order เข้ากับ Project, Task, Timesheet, Planning และ Invoice ให้ทีมรู้ว่าใครรับผิดชอบ งานติดตรงไหน ใช้เวลาเกินแผนหรือไม่ และรายได้ของโครงการคุ้มกับต้นทุนจริงแค่ไหน
3 จังหวะที่ทำให้โครงการช้า ทั้งที่ทุกคนดูเหมือนกำลังทำงาน
ปัญหามักไม่ได้เริ่มจากทีมไม่ขยัน แต่เริ่มจากงานไม่มีสถานะ เจ้าของ หรือเวลาจริงให้ทุกคนเห็นร่วมกัน
งานใกล้เสร็จ แต่ยังตอบไม่ได้ว่ากำไรเท่าไร
รายได้อยู่ในใบเสนอราคา ส่วนต้นทุนคนและเวลาทำงานอยู่คนละระบบ จึงเห็นกำไรช้าเกินไป
ลงเวลาย้อนหลังตอนสิ้นสัปดาห์
ชั่วโมงที่บันทึกจากความจำ ทำให้ต้นทุนงานที่เกินขอบเขต และเวลาที่ควรเรียกเก็บหายไป
งานค้าง แต่ไม่มีใครรู้ว่าใครถืออยู่
ลูกค้ารอคำตอบ ขณะที่ทีมตามหาข้อมูลจากแชต อีเมล และไฟล์หลายชุด
จากขายงานถึงส่งมอบ ต้องเห็นความคืบหน้าเป็นเส้นเดียว
เมื่อยืนยัน Sales Order ระบบสามารถสร้าง Project หรือ Task พร้อมชั่วโมงที่ขาย Milestone และข้อมูลลูกค้า จากนั้นทีมทำงานบน Kanban, Gantt และ Chatter เดียวกัน ก่อนส่งเวลาที่อนุมัติแล้วไปออกใบแจ้งหนี้
Sales Order → Project → Task → Timesheet → Milestone → Invoice
Kanban ทำให้ทีมรู้ว่างานอยู่ตรงไหน โดยไม่ต้องถามกันทุกเช้า
แบ่งงานเป็นขั้นตอน เช่น New, In Progress, Waiting และ Done แล้วลาก Task ตามสถานะจริง พร้อมกำหนดผู้รับผิดชอบ วันครบกำหนด Priority และ Tag ที่ทีมใช้ร่วมกัน
ทุกการคุย ไฟล์ การอนุมัติ และกิจกรรมถูกรวมไว้ใน Chatter ของงาน ลูกค้าสามารถติดตามส่วนที่อนุญาตผ่าน Portal โดยไม่ต้องถามสถานะซ้ำ
KANBAN • CHATTER • CUSTOMER PORTAL
วาง Task บน Timeline กำหนด Dependency และ Milestone แล้วเปรียบเทียบเวลาที่วางแผนกับเวลาที่เกิดขึ้นจริง เมื่อวันส่งหรือทรัพยากรเปลี่ยน ทีมเห็นผลกระทบต่อเนื่องก่อนกลายเป็นงานเร่ง
Gantt ไม่ได้มีไว้ทำแผนสวย ๆ แต่มีไว้เห็นคอขวดก่อนส่งไม่ทัน
ผู้บริหารควรเห็นอะไร ก่อนรับงานเพิ่มหรือเพิ่มคน
Workload
ใครกำลังรับงานเกินกำลัง
ดูงานที่จัดสรร วันลา กำหนดส่ง และชั่วโมงคงเหลือก่อนวางงานใหม่
WORKLOAD
Billable Time
เวลาใดเรียกเก็บลูกค้าได้
แยกเวลาภายใน เวลาตามสัญญา และชั่วโมงที่พร้อมออกใบแจ้งหนี้
BILLABLE HOURS
Project Profitability
โครงการไหนกำลังสร้างหรือกินกำไร
เทียบรายได้กับต้นทุนเวลา ค่าใช้จ่าย การซื้อ และความคืบหน้าของงานจากข้อมูลจริง
PROFITABILITY
เวลาที่ทีมใช้ ต้องกลับมาเป็นต้นทุนและรายได้ของโครงการ
เริ่มและหยุด Timer จาก Task หรือบันทึกผ่าน Timesheet Grid แล้วส่งให้ผู้รับผิดชอบตรวจสอบก่อนนำเวลาไปวิเคราะห์ต้นทุนหรือออกใบแจ้งหนี้ตาม Time & Materials
ผู้จัดการเห็น Planned Hours เทียบ Effective Hours แยกตามคน งาน และโครงการ พร้อมตามเวลาที่ขาดหรือเกินก่อนข้อมูลกลายเป็นรายงานปลายเดือน
TIMER • TIMESHEET • VALIDATION • BILLING
เริ่มจากงานจริงของทีม แล้วค่อยเปิดการวัดผลที่ลึกขึ้น
ไม่ต้องเปิดทุกมุมมองพร้อมกัน แต่ต้องกำหนดงาน เจ้าของ สถานะ และกติกาการบันทึกเวลาให้ชัดก่อนเชื่อมรายได้และต้นทุน
STEP 01
Map Service Delivery
แปลงขอบเขตงานจริงให้เป็น Project, Task, Stage, Milestone และผู้รับผิดชอบ
STEP 02
Create Project Templates
สร้างแม่แบบงานซ้ำ กำหนด Deadline, Dependency, Tag และ Checklist ที่ทีมใช้ร่วมกัน
STEP 03
Start Timesheet Discipline
เริ่มจับเวลาหรือกรอก Timesheet จาก Task พร้อมกติกาการตรวจและเวลาที่เรียกเก็บได้
STEP 04
Connect Profitability & Billing
เชื่อม Sales, Purchase, Expense, Planning และ Invoice เพื่อเห็นกำไรและความสามารถรองรับงาน
อย่าเริ่มจากบังคับให้ทีมกรอกเวลา เริ่มจากทำให้งานแต่ละชิ้นมีเจ้าของและผลลัพธ์
เป้าหมายไม่ใช่แค่เห็นว่างานเสร็จหรือยัง แต่คือรู้ว่าทีมใช้เวลาไปกับอะไร ลูกค้าได้รับอะไร และโครงการนั้นคุ้มค่าหรือไม่
SME need to know ช่วยทบทวนตั้งแต่การรับขอบเขตงาน การแตก Task การวางคน การบันทึกเวลา ไปจนถึงการวัดกำไร เพื่อออกแบบ Odoo Project & Timesheets ให้ทีมใช้งานได้จริงและผู้บริหารเห็นโครงการก่อนปัญหาจะปลายทาง
