EXPENSES • DOCUMENTS • SIGN • APPROVALS

เอกสารหนึ่งฉบับไม่ควรหายไปในแชต อีเมล และลายเซ็นที่ตามไม่จบ

รวบรวมใบเสร็จ เอกสาร คำขอ และสัญญาให้มีเจ้าของ สถานะ ผู้อนุมัติ และหลักฐานตรวจสอบครบ ตั้งแต่รับเข้าจนจ่ายเงินหรือจัดเก็บ

Receipt / File / Request → OCR / Document → Approval → Sign → Payment / Archive

MICRO-MOMENTS

3 จังหวะที่งานเอกสารสร้างความเสี่ยงโดยไม่มีใครตั้งใจ

เมื่อหลักฐานและคำตัดสินอยู่คนละช่องทาง ธุรกิจจะเสียทั้งเวลา ความเร็วในการจ่ายเงิน และ Audit Trail

ปลายเดือนแล้วเพิ่งค้นใบเสร็จจากกระเป๋าและแชต

รายจ่ายเกิดไปนาน แต่หมวด ค่าใช้จ่าย โครงการ และหลักฐานยังไม่พร้อมให้หัวหน้าหรือบัญชีตรวจ

คำขอติดอยู่ระหว่างอีเมล แชต และกระดาษ

ไม่มีใครตอบได้ว่ารอใคร เกินวงเงินหรือยัง และถ้าคนอนุมัติไม่อยู่ต้องส่งต่อให้ใคร

ส่งสัญญาผิดเวอร์ชัน แล้วลายเซ็นไปอยู่ผิดฉบับ

ไฟล์ชื่อคล้ายกันถูกส่งต่อหลายครั้ง จนทีมต้องย้อนตรวจว่าใครแก้อะไรและฉบับใดมีผลจริง

CONTROLLED WORKFLOW

เอกสารควรเดินตามกติกา ไม่ใช่เดินตามคนที่จำได้

จัด Workspace, Tag, Owner, Approval Route, Signature Order และ Retention ให้ข้อมูลไหลตามประเภทเอกสารและระดับวงเงิน

เมื่อคำขอผ่านแล้ว ระบบสามารถส่งต่อไปยัง Expense, Purchase, Accounting หรือแฟ้มจัดเก็บโดยรักษาประวัติเดียวกัน

Capture → Classify → Review → Approve → Sign → Post / Pay → Archive

EXPENSES

ถ่ายใบเสร็จตอนที่ค่าใช้จ่ายเกิด ดีกว่าตามความจำตอนปิดเดือน

พนักงานส่งรายจ่ายจากมือถือ เดสก์ท็อป หรืออีเมล พร้อมแนบหลักฐานและใช้ OCR ช่วยดึงข้อมูลสำคัญ

หัวหน้าตรวจตามนโยบายและวงเงิน บัญชีเห็นรายการที่อนุมัติแล้วเพื่อ Reimburse หรือ Post ต่อ ลดงานคีย์ซ้ำและคำถามย้อนกลับ

MOBILE CAPTUREOCRPOLICYREIMBURSEMENT

DOCUMENTS

จากกองไฟล์ สู่พื้นที่ทำงานที่รู้ว่าเอกสารต้องไปไหนต่อ

รวมไฟล์ใน Workspace แยกสิทธิ์ด้วย Folder และ Tag ใช้ Activity แจ้งผู้รับผิดชอบ และตั้ง Workflow Action สำหรับส่งเอกสารไปยังแอปที่เกี่ยวข้อง

สิ่งสำคัญไม่ใช่เพียงค้นไฟล์เจอ แต่ต้องตอบได้ว่าเอกสารนี้เป็นของใคร ผ่านการตรวจหรือยัง หมดอายุเมื่อไร และถูกนำไปสร้างรายการธุรกิจใด

APPROVALS + SIGN

แยกให้ชัดว่า “อนุมัติให้ทำ” กับ “ลงนามให้มีผล” เป็นคนละขั้น

Prepare & Sign

Approvals สร้างประเภทคำขอ ฟิลด์บังคับ ผู้อนุมัติ และลำดับตามกติกาธุรกิจ ส่วน Sign จัด Template, Field, Signer Order, Reminder และ Certificate ของเอกสารลงนาม

เมื่อนำมาวางต่อกัน ธุรกิจจะลดการเซ็นเอกสารที่ยังไม่ผ่านเงื่อนไข และรักษาหลักฐานการตัดสินใจตั้งแต่ต้นทาง